E a capacidade para estimar esse tempo, em muitos casos, pode ser uma skill tão importante quanto dominar linguagens e manter viva a fome por aprendizado.
Um cronograma de projeto bem-feito depende da correta estimativa de cada tarefa, eis a razão. E subestimar o tempo necessário à conclusão de alguma delas pode gerar comprometimento na qualidade do trabalho, erros no código, frustração no squad…
Por isso, daremos dicas para ajudá-lo nesse processo e transformá-lo num mensurador de horas mais eficiente. Mas, antes delas, existe uma pergunta que precisa ser respondida:
Por que é tão difícil estimar o tempo necessário à execução de uma tarefa?
1. Temos uma tendência a nos deixar levar por nosso lado otimista
Em vez de relembrar das pedras no caminho, é comum utilizarmos apenas referências de momentos em que tudo fluiu fácil, sem empecilhos. Pior: mesmo sabendo que, no passado, levamos 300 horas para criar um site, por exemplo, existe sempre uma parte convencida de nós que vai afirmar: “Agora você consegue em 150!”.
Mesmo com a impressão de que está se tornando uma versão melhor a cada minuto, para evitar riscos de comprometer o prazo final e frustrar os envolvidos, mantenha os pés no chão e, se possível, crie estimativas baseadas em metas temporais que você já atingiu.
E não menos importante: sempre considere os piores cenários e todas as variáveis capazes de atrasar a execução. Pense como um motorista profissional que, apesar de já ter chegado ao aeroporto em 40 minutos, sempre cogita a possibilidade de chuvas, acidentes, famílias de ganso atravessando ruas etc.
2. A gente não costuma mensurar o tempo necessário à execução das pequenas tarefas.
Se perguntarmos a 100 pessoas o tempo que elas levam para executar uma pequena tarefa, a maioria responderá com um chute. Sem dúvida. O motivo: é comum focarmos tanto na realização, mas tanto, a ponto de perdermos a noção das horas destinadas a ela.
Mensurar o tempo para a realização de tarefas não é natural e pode até perecer prejudicial à produtividade. Mas não é! Pelo contrário: quanto antes inserimos esse hábito na rotina, mais embasados estaremos para estimar, gerenciar e otimizar nosso tempo em futuros jobs. No começo, soará como um gasto energético desnecessário; no futuro, porém, aumentará a assertividade de suas projeções.
Mas e as dicas para estimar o tempo de execução de tarefas?
Foi isso que você se perguntou, não foi? Então, agora que sabe a importância de otimizar sua capacidade de mensuração e as possíveis causas para seus erros de estimativa, vamos às dicas!
Fragmente suas tarefas em partes menores
Até mesmo as tarefas mais simples podem ser quebradas em partes menores, que levarão no máximo meia hora para serem finalizadas. E, se assim fizer, e fragmentar tudo em unidades de 30 minutos, terá mais clareza no entendimento do tempo a ser destinado a cada etapa.
Depois é só somar as pequenas partes — e o tempo que descobriu ser necessário à realização de cada uma — para obter uma estimativa mais fidedigna. E mesmo que futuros projetos não exijam todas as etapas desse que mediu, terá entendido as demandas individuais de cada passinho e estará apto a criar cálculos a diferentes jornadas.
Adicione uma margem de 25% em tudo
Sabe a analogia do motorista? Pois bem… Mesmo depois de dividir tarefas em pequenas unidades e chegar a estimativas factíveis, lembre-se de que nem tudo está sob seu controle e adicione uma margem de segurança. 25% de gordura temporal.
Aí, até quando imprevistos acontecem, as chances de não atingir o prazo caem muito. E melhor: correrá o risco bom de acabar com 25% a mais de tempo para usar como bem entender. Games, sonecas, estudo… Por que não?
Revise suas estimativas anteriores
De tempos em tempos, revisite suas estimativas a fim de avaliar quais você acertou e quais você passou longe. E tenha em mente: em caso de erro, você vacilou na estimativa e não na execução. Não considerou algo, foi otimista demais, esqueceu da margem de segurança…
Esse tipo de revisão periódica, que só levará alguns minutos, lapidará sua capacidade de obter estimativas cada vez mais precisas. Baixo investimento de tempo e alta recompensa.
Use a técnica Pomodoro para ampliar sua produtividade
Você certamente já ouviu falar da técnica Pomodoro, certo? Ela consiste, grosso modo, na divisão de seu tempo em janelas de foco total (o autor sugere 25 minutos) intercaladas com curtos períodos de descanso — 5 minutos. A ideia é dar seu máximo num período e, depois, fazer um merecido break. Assim terá, bem definidos e sem risco de misturá-los, momentos de trabalho e descanso.
A técnica é um pouco mais complexa do que isso e merece um texto todo sobre ela, mas, para nosso objetivo em questão — melhorar sua capacidade de estimar tempo —, o importante é: intercalar períodos cronometrados de foco total com pausas curtas, além de ajudá-lo a ser mais produtivo, contribuirá à compreensão do tempo que precisa à realização de cada tarefa. Você enxerga seu dia de maneira mais macro e não se sente culpado nas janelas de descanso.
Esperamos que tenha curtido as dicas e consiga incorporá-las na rotina, mesmo que de maneira gradual, adaptadas às suas necessidades. Mais do que isso: desejamos que consiga criar estimativas de tempo cada vez mais precisas e, graças a elas, alcançar jornadas de trabalho leves e equilibradas. Saudáveis, acima de tudo.
Conte com a Mazza para obter mais informações agregadoras que vão tornar seu dia a dia mais fácil e produtivo. E claro: quando estiver em busca da vaga dos sonhos, aquela com tudo e mais um pouco que deseja, teremos enorme prazer de encontrá-la!
